Tips en suggesties voor het plannen van uw bedrijfsuitje

Elk jaar een bedrijfsuitje organiseren is leuk, maar ook een belangrijke taak. Waar moet je op letten bij het plannen van jullie bedrijfsuitje? Al onze belangrijkste tips onder elkaar:

Dit artikel over het plannen van bedrijfsuitgangen omvat:

- Reden en doel voor het organiseren van een bedrijfsuitje
- Welke doelgroep verwacht je?
- Wat zijn de verwachtingen?
- In welke periode en op welke datum?
- Wat wil je uitgeven om het bedrijf te verlaten?

Waarom organiseert u het bedrijfsuitje en wat is het doel?

U wilt iets leuks organiseren en Google reageert binnen 10 seconden op uw enthousiaste zoekopdracht. Maar liefst 300.000 reacties. Van bowlen, tot workshops en spelletjes in de stad. Okee! Een doel en een reden zijn essentieel om u te helpen uw uitje beter te organiseren. Zoek je een programma voor het bedrijf dat net gefuseerd is, voor het team dat een belangrijk doel bereikt heeft, misschien het jaarlijkse uitje van het bedrijf uit zijn 3 vestigingen of gewoon een gezellige avond met je vaste team? Voor elk van deze situaties past een ander uitje, van een exclusief uitje van het bedrijf, een samenwerkende teamdag tot een simpel uitje met een leuk element. Met een specifiek doel voor ogen, kunt u het juiste type programma selecteren.

Welke doelgroep verwacht je?

Deze vraag stel ik altijd aan onze (potentiële) cliënten, met als voorbeeld een bouwvakker en een advocaat. We organiseren graag een leuk bedrijfsuitje voor jullie twee, maar dan met een heel andere opzet! De verhouding tussen mannen en vrouwen, jong en oud, werk of kantoor zijn ook factoren die het type programma bepalen. Als je veel verschillende doelgroepen hebt, is een premium programma (met voor ieder wat wils) een goede optie. Samen beginnen ze de dag met koffie, kiest iedereen zijn leuke bezigheid en eindigt dan met eten.

Wat zijn de verwachtingen?

Hoe is het personeelsfeest of het uitje van het bedrijf de afgelopen jaren georganiseerd? Wat verwachten de gasten van het volgende programma? Als er bijvoorbeeld elk jaar veel eten is geweest, kan een feest met alleen snacks veel reacties opleveren. Probeer je in te leven in de doelgroep en wat ze verwachten. (Dat betekent trouwens niet dat je je snacks niet kunt serveren, maar vergeet niet goed te communiceren ...)

In welke periode / datum?

Een bedrijfsuitje of een personeelsfeest is onderdeel van uw waardering voor uw collega's. Of voor het teamelement, of misschien heeft u een doelstelling te vieren? In uw jaarplanning kunt u daarom tijdig plannen in welke periode het uitje of feest zal plaatsvinden. Misschien heb je al een aantal data gepland staan? Communiceer dit tijdig, dit bevorderd de deelname! Als je te laat bent, onthoud dan dat de opkomst zal afnemen, de stress zal toenemen (werkt alles nog?), de programmakeuze zal beperkter zijn en mooie plekken zullen al volgeboekt zijn. Dus het werkt eigenlijk averechts ...

Een ideaal moment om uw bedrijfsuitje of personeelsfeest aan te kondigen is daarom aan het begin van het jaar (bekendmaking van de jaarplanning). Uw gasten kunnen de datum opslaan en u kunt de details later bekendmaken. Er zijn dagen en tijden dat een zakelijk uitje niet praktisch is. De feestdagen zijn nog niet voorbij en veel mensen zijn met Pasen, Hemelvaart en Pinksteren een weekend afwezig. Tijdens de vakantie kunnen veel mensen dan vaak niet, en denk ook aan populaire evenementen (carnaval, dorpsfeest, WK voetbal etc.).

Wat wilt u besteden aan het bedrijfsuitje?

Natuurlijk wilt u een bijzonder programma binnen het gestelde budget. Dan is het goed om te weten wat het budget exact is. Denk hierbij aan incl./excl. btw, een vast bedrag voor de gehele groep (ongeacht deelnemers), of juist een bedrag per persoon, wel of geen bijdrage vanuit directie, en mogen de partners ook mee voor dit budget?

Ons advies is om uw budget duidelijk te communiceren bij een offerte aanvraag. Zonder budgetrichtlijn gaat u offertes ontvangen die niet passend zijn (u ontvangt te voordelige of juist te luxe offertes, maar in beide gevallen kunt er niets mee…), het kost u extra tijd, en de aanbiedende partij steekt energie in een offerte die nooit passend zal zijn.

Op naar het bedrijfsuitje!

Heeft u al een aardig beeld van uw ideale bedrijfsuitje? Via diverse middelen kunt u leuke programma’s vinden, en met uw voorbereiding kunt u gericht zoeken & offertes opvragen. Moeten we u nog tippen waar u kunt starten met zoeken? Wellicht tot snel!
Veel plezier gewenst!

Bel de Feest-Experts voor vrijblijvend advies: 074 – 256 98 98